Методическая разработка на тему: Образец номенклатуры дел ДОУ (новая). Опубликовано - 16:34 - Шумова Екатерина Аркадьевна. Образец номенклатуры дел ДОУ 2015. В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел.

• Номенклатура Дел В Доу Рк
• Номенклатура Дел В Доу На 2017 Год
• Номенклатура Дел В Доу 2017

Читайте в статье:. Как правильно составить номенклатуру дел отдела кадров. Какими нормативными правовыми актами необходимо руководствоваться в работе. Что включает в себя понятие «уточнить номенклатуру дел». Как внести изменения в действующую номенклатуру дел Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год. Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком). КАК СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ?

Образец номенклатуры дел ДОУ (новая) (Управление доу). Учебное пособие для учителей.

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от № 526, начали действовать; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от; далее — Основные правила). Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда. Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1). К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись.

Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации. Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно. Пример 1. Форма номенклатуры дел Заполняем графы номенклатуры дел Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:. порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;.

порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей. Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–4 (Касимова Р.

Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела. Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство “Сенатор”», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года.

В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей). Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел.

Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от № 558 (с изм. Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался свед ением и выверкой представленной коллегами информации. Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям. Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел. В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).

Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров ПЕРЕСМОТР И УТОЧНЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение. Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел.

Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год. Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:. обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;. обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году. В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г.

В отеле кадров были заведены новые дела (пример 3): Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год а из номенклатуры дел на 2016 г. Исключаются следующие дела:. 24-21 «Переписка с ООО “Адвокат” по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;. 24-25.01 «Документы по делу № В36-4 (Касимова Р. А.)»;. 24-25.02 «Документы по делу № В36-4 (Демидов М. Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В АКТУАЛЬНУЮ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации. Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент) Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Что такое переходящие дела? Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил). Например, если организация в 2015 г. Ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим.

И если в 2015 г. Ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение. Скрипт формы обратной связи в модальном окне.

Если в организации появился новый отдел Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например, в середине 2015 г. Из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. Года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г.

Раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся.

Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: « 26-06. Выводы:. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:.

вновь заведены в уходящем году;. не будут вестись в подразделении в будущем году. Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки. Н., специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству Статья опубликована в журнале.

Приказ об утверждении номенклатуры дел - образец его может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы. Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье. Для чего нужен приказ о номенклатуре дел В соответствии с п.

17 ФЗ «Об архивном деле» от № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков. Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:.

перечень типовых документов, введенный в оборот приказом Минкультуры РФ от № 558;. перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР.

Номенклатура Дел В Доу Рк

Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:. классификацию документов по срокам хранения;. эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков. Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников. Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.

Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя. Посредством него юридически закрепляется:. собственно номенклатура дел фирмы (перечень категорий документов, используемых на предприятии);. обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел. Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации.

Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организациях Существует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:. правила, утвержденные решением коллегии Росархива от (далее — правила Росархива);. письмо Минобразования РФ от № 711/28-16 (его действие распространяется на ДОУ);. письмо Минобразования РФ от № 03-51/64 (устанавливает правила для школ).

Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы. Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах В соответствии с п. 3.4.6 правил Росархива номенклатура дел организации утверждается посредством:.

Номенклатура Дел В Доу На 2017 Год

оформления на общем бланке;. визирования сотрудником, ответственным за ведение архива;. одобрения экспертной комиссии;. согласования с экспертно-проверочной комиссией;. утверждения руководителем фирмы. Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах.

В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8). Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.

Номенклатура Дел В Доу 2017

Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы. Итоги Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел. Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях:.;.